The following Additional Privacy Statements (the "Additional Statements") have been added by the Event Organiser and are specific and in relation to this Event ("COVID-19 STRATEGY") only. These set out additional Promotion and Insight activities that are being conducted by the Event Organiser and sets out additional data processing that they expect to do:
Privacy Policy di www.smartskill.it Per avere informazioni circa i tuoi dati personali raccolti, le finalità ed i soggetti con cui i dati vengono condivisi, contatta il Titolare.
Titolare del Trattamento dei Dati Energy Power Family sas
Indirizzo email del Titolare: hello@smartskill.it
Tipologie di Dati raccolti Il Titolare non fornisce una lista di tipologie di Dati Personali raccolti.
Dettagli completi su ciascuna tipologia di dati raccolti sono forniti nelle sezioni dedicate di questa privacy policy o mediante specifici testi informativi visualizzati prima della raccolta dei dati stessi. I Dati Personali possono essere liberamente forniti dall'Utente o, nel caso di Dati di Utilizzo, raccolti automaticamente durante l'uso di questa Applicazione. Se non diversamente specificato, tutti i Dati richiesti da questa Applicazione sono obbligatori. Se l’Utente rifiuta di comunicarli, potrebbe essere impossibile per questa Applicazione fornire il Servizio. Nei casi in cui questa Applicazione indichi alcuni Dati come facoltativi, gli Utenti sono liberi di astenersi dal comunicare tali Dati, senza che ciò abbia alcuna conseguenza sulla disponibilità del Servizio o sulla sua operatività. Gli Utenti che dovessero avere dubbi su quali Dati siano obbligatori, sono incoraggiati a contattare il Titolare. L’eventuale utilizzo di Cookie - o di altri strumenti di tracciamento - da parte di questa Applicazione o dei titolari dei servizi terzi utilizzati da questa Applicazione, ove non diversamente precisato, ha la finalità di fornire il Servizio richiesto dall'Utente, oltre alle ulteriori finalità descritte nel presente documento e nella Cookie Policy, se disponibile.
L'Utente si assume la responsabilità dei Dati Personali di terzi ottenuti, pubblicati o condivisi mediante questa Applicazione e garantisce di avere il diritto di comunicarli o diffonderli, liberando il Titolare da qualsiasi responsabilità verso terzi.
Modalità e luogo del trattamento dei Dati raccolti Modalità di trattamento Il Titolare adotta le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali. Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Oltre al Titolare, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai Dati altri soggetti coinvolti nell’organizzazione di questa Applicazione (personale amministrativo, commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione) nominati anche, se necessario, Responsabili del Trattamento da parte del Titolare. L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.
Base giuridica del trattamento Il Titolare tratta Dati Personali relativi all’Utente in caso sussista una delle seguenti condizioni:
l’Utente ha prestato il consenso per una o più finalità specifiche; Nota: in alcuni ordinamenti il Titolare può essere autorizzato a trattare Dati Personali senza che debba sussistere il consenso dell’Utente o un’altra delle basi giuridiche specificate di seguito, fino a quando l’Utente non si opponga (“opt-out”) a tale trattamento. Ciò non è tuttavia applicabile qualora il trattamento di Dati Personali sia regolato dalla legislazione europea in materia di protezione dei Dati Personali; il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto con l’Utente e/o all'esecuzione di misure precontrattuali; il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare; il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o per l'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare; il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi. È comunque sempre possibile richiedere al Titolare di chiarire la concreta base giuridica di ciascun trattamento ed in particolare di specificare se il trattamento sia basato sulla legge, previsto da un contratto o necessario per concludere un contratto.
Luogo I Dati sono trattati presso le sedi operative del Titolare ed in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate. Per ulteriori informazioni, contatta il Titolare. I Dati Personali dell’Utente potrebbero essere trasferiti in un paese diverso da quello in cui l’Utente si trova. Per ottenere ulteriori informazioni sul luogo del trattamento l’Utente può fare riferimento alla sezione relativa ai dettagli sul trattamento dei Dati Personali.
L’Utente ha diritto a ottenere informazioni in merito alla base giuridica del trasferimento di Dati al di fuori dell’Unione Europea o ad un’organizzazione internazionale di diritto internazionale pubblico o costituita da due o più paesi, come ad esempio l’ONU, nonché in merito alle misure di sicurezza adottate dal Titolare per proteggere i Dati.
L’Utente può verificare se abbia luogo uno dei trasferimenti appena descritti esaminando la sezione di questo documento relativa ai dettagli sul trattamento di Dati Personali o chiedere informazioni al Titolare contattandolo agli estremi riportati in apertura.
Periodo di conservazione I Dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti.
Pertanto:
I Dati Personali raccolti per scopi collegati all’esecuzione di un contratto tra il Titolare e l’Utente saranno trattenuti sino a quando sia completata l’esecuzione di tale contratto. I Dati Personali raccolti per finalità riconducibili all’interesse legittimo del Titolare saranno trattenuti sino al soddisfacimento di tale interesse. L’Utente può ottenere ulteriori informazioni in merito all’interesse legittimo perseguito dal Titolare nelle relative sezioni di questo documento o contattando il Titolare. Quando il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, il Titolare può conservare i Dati Personali più a lungo sino a quando detto consenso non venga revocato. Inoltre, il Titolare potrebbe essere obbligato a conservare i Dati Personali per un periodo più lungo in ottemperanza ad un obbligo di legge o per ordine di un’autorità.
Al termine del periodo di conservazione i Dati Personali saranno cancellati. Pertanto, allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei Dati non potranno più essere esercitati.
Diritti dell’Utente Gli Utenti possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati trattati dal Titolare.
In particolare, l’Utente ha il diritto di:
revocare il consenso in ogni momento. L’Utente può revocare il consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente espresso. opporsi al trattamento dei propri Dati. L’Utente può opporsi al trattamento dei propri Dati quando esso avviene su una base giuridica diversa dal consenso. Ulteriori dettagli sul diritto di opposizione sono indicati nella sezione sottostante. accedere ai propri Dati. L’Utente ha diritto ad ottenere informazioni sui Dati trattati dal Titolare, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei Dati trattati. verificare e chiedere la rettificazione. L’Utente può verificare la correttezza dei propri Dati e richiederne l’aggiornamento o la correzione. ottenere la limitazione del trattamento. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati. In tal caso il Titolare non tratterà i Dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione. ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali. Quando ricorrono determinate condizioni, l’Utente può richiedere la cancellazione dei propri Dati da parte del Titolare. ricevere i propri Dati o farli trasferire ad altro titolare. L’Utente ha diritto di ricevere i propri Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i Dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’Utente, su un contratto di cui l’Utente è parte o su misure contrattuali ad esso connesse. proporre reclamo. L’Utente può proporre un reclamo all’autorità di controllo della protezione dei dati personali competente o agire in sede giudiziale. Dettagli sul diritto di opposizione Quando i Dati Personali sono trattati nell’interesse pubblico, nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare oppure per perseguire un interesse legittimo del Titolare, gli Utenti hanno diritto ad opporsi al trattamento per motivi connessi alla loro situazione particolare.
Si fa presente agli Utenti che, ove i loro Dati fossero trattati con finalità di marketing diretto, possono opporsi al trattamento senza fornire alcuna motivazione. Per scoprire se il Titolare tratti dati con finalità di marketing diretto gli Utenti possono fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento.
Come esercitare i diritti Per esercitare i diritti dell’Utente, gli Utenti possono indirizzare una richiesta agli estremi di contatto del Titolare indicati in questo documento. Le richieste sono depositate a titolo gratuito e evase dal Titolare nel più breve tempo possibile, in ogni caso entro un mese.
Ulteriori informazioni sul trattamento Difesa in giudizio I Dati Personali dell’Utente possono essere utilizzati da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione per la difesa da abusi nell'utilizzo di questa Applicazione o dei Servizi connessi da parte dell’Utente. L’Utente dichiara di essere consapevole che il Titolare potrebbe essere obbligato a rivelare i Dati per ordine delle autorità pubbliche.
Informative specifiche Su richiesta dell’Utente, in aggiunta alle informazioni contenute in questa privacy policy, questa Applicazione potrebbe fornire all'Utente delle informative aggiuntive e contestuali riguardanti Servizi specifici, o la raccolta ed il trattamento di Dati Personali.
Log di sistema e manutenzione Per necessità legate al funzionamento ed alla manutenzione, questa Applicazione e gli eventuali servizi terzi da essa utilizzati potrebbero raccogliere log di sistema, ossia file che registrano le interazioni e che possono contenere anche Dati Personali, quali l’indirizzo IP Utente.
Informazioni non contenute in questa policy Ulteriori informazioni in relazione al trattamento dei Dati Personali potranno essere richieste in qualsiasi momento al Titolare del Trattamento utilizzando gli estremi di contatto.
Risposta alle richieste “Do Not Track” Questa Applicazione non supporta le richieste “Do Not Track”. Per scoprire se gli eventuali servizi di terze parti utilizzati le supportino, l'Utente è invitato a consultare le rispettive privacy policy.
Modifiche a questa privacy policy Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento notificandolo agli Utenti su questa pagina e, se possibile, su questa Applicazione nonché, qualora tecnicamente e legalmente fattibile, inviando una notifica agli Utenti attraverso uno degli estremi di contatto di cui è in possesso. Si prega dunque di consultare con frequenza questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica indicata in fondo.
Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’Utente, se necessario.
Definizioni e riferimenti legali Dati Personali (o Dati) Costituisce dato personale qualunque informazione che, direttamente o indirettamente, anche in collegamento con qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale, renda identificata o identificabile una persona fisica.
Dati di Utilizzo Sono le informazioni raccolte automaticamente attraverso questa Applicazione (anche da applicazioni di parti terze integrate in questa Applicazione), tra cui: gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dall’Utente che si connette con questa Applicazione, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier), l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nell’inoltrare la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta dal server (buon fine, errore, ecc.) il paese di provenienza, le caratteristiche del browser e del sistema operativo utilizzati dal visitatore, le varie connotazioni temporali della visita (ad esempio il tempo di permanenza su ciascuna pagina) e i dettagli relativi all’itinerario seguito all’interno dell’Applicazione, con particolare riferimento alla sequenza delle pagine consultate, ai parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente.
Utente L'individuo che utilizza questa Applicazione che, salvo ove diversamente specificato, coincide con l'Interessato.
Interessato La persona fisica cui si riferiscono i Dati Personali.
Responsabile del Trattamento (o Responsabile) La persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente che tratta dati personali per conto del Titolare, secondo quanto esposto nella presente privacy policy.
Titolare del Trattamento (o Titolare) La persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali e gli strumenti adottati, ivi comprese le misure di sicurezza relative al funzionamento ed alla fruizione di questa Applicazione. Il Titolare del Trattamento, salvo quanto diversamente specificato, è il titolare di questa Applicazione.
Questa Applicazione Lo strumento hardware o software mediante il quale sono raccolti e trattati i Dati Personali degli Utenti.
Servizio Il Servizio fornito da questa Applicazione così come definito nei relativi termini (se presenti) su questo sito/applicazione.
Unione Europea (o UE) Salvo ove diversamente specificato, ogni riferimento all’Unione Europea contenuto in questo documento si intende esteso a tutti gli attuali stati membri dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo.
Riferimenti legali La presente informativa privacy è redatta sulla base di molteplici ordinamenti legislativi, inclusi gli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.
Ove non diversamente specificato, questa informativa privacy riguarda esclusivamente questa Applicazione.
Ultima modifica: 21 marzo 2020
iubenda ospita questo contenuto e raccoglie solo i Dati Personali strettamente necessari alla sua fornitura.
HeySummit is not responsible for any part of the above Additional Statements and is only responsible for the Core Privacy Statements set out hereunder:
The following Core Privacy Statements (the "Privacy Statements"), together with the Core Terms of Service and any other documents referred to herein set out we will use the data you provide us at www.HeySummit.com and/or www.app.HeySummit.com (the "Platform") and what Insight activities are ongoing there too.
Please read these Privacy Statements carefully and ensure that you understand them. You will be able to change your Privacy Preferences at any time throughout your time using the Platform and thereafter.
HeySummit’s purpose in establishing this Privacy Statement is to give you information about how HeySummit collects and processes your personal data through your use of the HeySummit Services, including any data you may provide through the HeySummit platform. If you do not agree with the terms, do not access or use the HeySummit Services, websites or any other aspect of HeySummit’s business.
This Privacy Statement applies to all users of HeySummits Platform and associated technology. It is important that you read this Privacy Statement together with any other Privacy Statement or fair processing policy we may provide on specific occasions when we are collecting, or processing, personal data about You, so that you are fully aware of how and why we are using your data. This Privacy Statement supplements other notices and privacy policies and is not intended to override them.
Data protection law in certain jurisdictions differentiates between the “controller” and “processor” of information. HeySummit and Event hosts are independent controllers of certain types of your personal data, such as your registration data (like name and email) and attendance data (like Event name, date and time of Event, and Event sessions attended). Event hosts are the controller, and HeySummit is the processor of Event data, such as information and materials submitted to, or during an Event.
We keep our Privacy Statement under regular review and it may be updated periodically. Laws, regulations, and industry standards evolve, which may make those changes necessary, or we may make changes to our services or business. We will notify you by posting an updated, date-stamped version of this Privacy Statement on our website. If we make changes that materially alter your privacy rights, we will provide notice to you in accordance with applicable law. Notice may be by posting a notice on our website, by email to you at the email address that you most recently provided to us, or by other means, consistent with applicable law. Accordingly, please keep your account information, including email address, updated.
The HeySummit Services include links to third-party websites and applications as well as to partner providers of multiple different types of services associated with a particular Event.
Clicking on links to third party websites, content or applications may allow those third parties to collect or share data about you. We do not control those third-party websites or content and are not responsible for their privacy statements or the way in which they collect or use your data.
Where you access or use third party services provided by an Event organiser, advertiser, sponsor or any other party who participates in an Event, we encourage you to request details of and read the Privacy Statement of that party. We do not control those third parties and are not responsible for their privacy statements or the way in which they collect or use your data.
Personal data, or personal information, means any information about an individual from which that person can be identified. It does not include data where the identifying information has been removed (anonymous data).
We may collect, use, store and transfer different kinds of personal data about you which we have grouped together as follows:
We also collect, use and share Aggregated Data such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data could be derived from your personal data but is not considered personal data as this data will not directly or indirectly reveal your identity.
If you fail to provide personal data
Where we need to collect personal data by law, or under the terms of an agreement we have with you, and you fail to provide that data when requested, we may not be able to perform the agreement we have or are trying to enter into with you (for example, to provide you with access to the HeySummit Services).
We use different methods to collect data from and about you including through:
The legal basis for using your information as set out in this Privacy Statement are as follows:
Purposes for which we will use your personal data
We have set out below, in a table format, a description of the ways we plan to use your personal data, and which of the legal basis we rely on to do so. We have also identified what our legitimate interests are where appropriate.
Note that we may process your personal data for more than one lawful ground depending on the specific purpose for which we are using your data. Please contact us if you need details about the specific legal ground we are relying on to process your personal data where more than one ground has been set out in the table below.
| Purpose/Activity | Type of data | Lawful basis for processing including basis of legitimate interest |
| To register you as a user of the HeySummit Event Platform |
(a) Identity (b) Contact |
Performance of a contract with you |
| To process any paid entry to an Event:
(a) Managing payments, fees and charges (b) Verifying your identity and details of your payment method or credit card account (c) Communicating with you, for example sending you confirmation of your attendance for an Event. |
(a) Identity (b) Contact (c) Transaction (d) Marketing and Communications |
(a) Performance of a contract with you (b) Necessary for our legitimate interests |
|
To manage our relationship with you which will include: (a) Providing access to Platform services (b) Notifying you about changes to our terms or Privacy Statement (c) Asking you to leave a review or take a survey (d) Investigating complaints |
(a) Identity (b) Contact (c) Profile (d) Marketing and Communications |
(a) Performance of a contract with you (b) Necessary to comply with a legal obligation (c) Necessary for our legitimate interests (to keep our records updated and to study how users use the HeySummit Event Platform and associated products/services) |
| To administer and protect our business and our services (including troubleshooting, data analysis, testing, system maintenance, support, reporting and hosting of data) |
(a) Identity (b) Contact (c) Technical |
(a) Necessary for our legitimate interests (for running our business, administering our CRM, provision of administration and IT services, network security, to prevent fraud and in the context of a business reorganisation or group restructuring exercise) (b) Necessary to comply with a legal obligation |
| To deliver relevant Platform content and advertisements to you and measure or understand the effectiveness of the advertising we serve to you |
(a) Identity (b) Contact (c) Profile (d) Usage (e) Marketing and Communications (f) Technical |
Necessary for our legitimate interests (to study how users use the HeySummit Event Platform and to grow our business and inform our marketing and growth strategy) |
| Share your information to support the Host or Event Organiser or Team Member(s) to create, manage and deliver the Event. |
(a) Identity (b) Contact (c) Profile (d) Usage (e) Marketing and Communications (f) Technical |
To provide our own services as per our collective agreements and support the Event Organiser to conduct their agreements with you. |
| To use data analytics to improve our Platform, products/services, marketing, user and Partner relationships and experiences. |
(a) Technical (b) Usage |
Necessary for our legitimate interests (to define types of users for certain Platform services and to keep our services and web site updated and relevant, to develop our business and to inform our marketing strategy) |
| To make suggestions and recommendations to you about Events or other services available through the HeySummit Event Platform that may be of interest to you |
(a) Identity (b) Contact (c) Technical (d) Usage (e) Profile (f) Marketing and Communications |
Necessary for our legitimate interests (to develop the products and services available through the HeySummit Event Platform) |
Marketing
We strive to provide you with choices regarding certain personal data uses, particularly around marketing and advertising. You may opt out of any non critical marketing communications but some communications are directly related to the provision of our Services.
Recommendations from us
We may use your Identity, Contact, Technical, Usage and Profile Data to form a view on what we think may be of interest to you. This is how we decide which services and offers may be relevant for you. Subject to applicable law, we may send you information that we think may be of interest to you.
Opting out
You can ask us or third parties to stop sending you marketing messages at any time. You can contact us or, where applicable, use the instructions located at the bottom of your email. Please note that regardless of your request, we may still use and share certain information as permitted by this Privacy Statement or as required by applicable law. For example, you may not opt out of certain operational communications, such as those reflecting our relationship or transactions with you.
Cookies
We use various technologies to collect information, and this may include sending cookies to your computer or mobile device. Cookies are small data files stored on your hard drive or in device memory that help us to improve the HeySummit Services and your experience, see which areas and features of our Services are popular and count visits. We may also collect information using web beacons (also known as “tracking pixels”). Web beacons are electronic images that may be used in our Services or emails and help deliver cookies, count visits, understand usage and campaign effectiveness and determine whether an email has been opened and acted upon. Most web browsers are set to accept cookies by default. If you prefer, you can usually choose to set your browser to remove or reject browser cookies. Please note that if you choose to remove or reject cookies, this could affect the availability and functionality of our Services.
Advertising and Analytics Services Provided by Others
We may allow others to serve advertisements on our behalf across the internet and to provide analytics services. These entities may use cookies, web beacons and other technologies to collect information about your use of the HeySummit Services and other websites, including your IP address, web browser, pages viewed, time spent on pages, links clicked and conversion information. This information may be used by HeySummit and others to, among other things, analyse and track data, determine the popularity of certain content, deliver advertising and content targeted to your interests on the HeySummit Services and other websites and better understand your online activity.
Change of purpose
We will only use your personal data for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If you wish to get an explanation as to how the processing for the new purpose is compatible with the original purpose, please contact us. If we need to use your personal data for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.
Please note that we may process your personal data without your knowledge or consent, in compliance with the above rules, where this is required or permitted by law.
We may share your personal data with the parties set out below for the purposes set out in the table “Purposes for which we will use your personal data” above.
Where third parties provide Events or support the provision of Services made available to you, these third parties may receive certain personal data about you. Whilst we are not in control of these third parties, we require all third parties to respect the security of your personal data and to treat it in accordance with the law.
To help constantly improve and tailor the service we provide to you, we may use aggregated information so that we can administer and improve our services, analyze trends, gather broad demographic information and detect suspicious or fraudulent transactions and most importantly monitor and improve our operations on a day to day basis. In carrying out this activity, we may pass some information to third parties in aggregate and anonymized format.
Your disclosure to third parties
Except as otherwise expressly included in this Privacy Statement, this document addresses only the use and disclosure of information we collect from you. If you disclose your information to others, different rules may apply to their use or disclosure of the information you provide to them. HeySummit does not control the privacy policies of third parties, and you are subject to the privacy policies of those third parties where applicable. We encourage you to ask questions before you disclose your personal information to others.
We may transfer your personal data outside your country of residence, including the European Economic Area (EEA), in our performance of services.
Whenever we transfer personal data out of the EEA, we ensure an appropriate degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is implemented:
Please contact us if you want further information on the specific mechanism used by us when transferring your personal data out of the EEA.
We have put in place commercially reasonable security measures to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal data on our instructions and they are subject to a duty of confidentiality. We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so. That said, no method of electronic transmission or storage is 100% secure and cannot guarantee absolute data security.
How long will you use my personal data for?
We will only retain your personal data for as long as reasonably necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, tax, accounting or reporting requirements. We may retain your personal data for a longer period in the event of a complaint, if we reasonably believe there is a prospect of litigation in respect to our relationship with you, or as required or permitted by applicable law.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal, regulatory, tax, accounting or other requirements.
If you provide personal data in connection with the submission of Event Content, we may process sensitive personal data as part of the HeySummit Services.
This includes details about your race or ethnicity, religious or philosophical beliefs, sex life, sexual orientation, political opinions, trade union membership, information about your health, and genetic and biometric data.
In some circumstances you can ask us to delete your data: see your legal rights below for further information.
In some circumstances we will anonymise your personal data (so that it can no longer be associated with you) for research or statistical purposes, in which case we may use this information indefinitely without further notice to you.
Under certain circumstances, you have rights under data protection laws in relation to your personal data. You have the right to:
If you wish to exercise any of the rights set out above, please contact us.
No fee usually required
You will not have to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive, or excessive. Alternatively, we could refuse to comply with your request in these circumstances.
Time limit to respond
We try to respond to all legitimate requests within one month or within the timeline provided by applicable law. Occasionally it could take us longer than a month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.
If you have any questions about this Privacy Statement or our privacy practices, including any requests to exercise your legal rights, please contact us as follows:
You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner's Office (ICO), the UK supervisory authority for data protection issues (www.ico.org.uk). You may also direct your complaint or concern to your applicable data protection authority. We would, however, appreciate the chance to address your concerns before you approach the ICO or another data protection authority.
Legitimate Interest means the interest of our business in conducting and managing our business to enable us to give you the best service/product and the best and most secure experience. We make sure we consider and balance any potential impact on you (both positive and negative) and your rights before we process your personal data for our legitimate interests. We do not use your personal data for activities where our interests are overridden by the impact on you (unless we have your consent or are otherwise required or permitted to by law). You can obtain further information about how we assess our legitimate interests against any potential impact on you in respect of specific activities by contacting us.
Performance of Contract means processing your data where it is necessary for the performance of a contract to which you are a party or to take steps at your request before entering into such a contract. In respect to HeySummit, that is the performance of our agreement with you to make the HeySummit Services available. We are not involved in the processing of your Personal Data during any engagement you enter into with our third party partners.
Comply with a legal obligation means processing your personal data where it is necessary for compliance with a legal obligation that we are subject to.
External Third Parties
Requests to exercise your rights may be submitted by emailing us at support@heysummit.com Please be prepared to provide your first and last name and email address that matches information we currently have on file. Where we are unable to verify your identity based upon this information alone, we may require additional details. We will respond to verifiable requests received from California consumers as required by law.